Yhteiskäyttöautojen hallinta hoituu monessa organisaatiossa edelleen taukotilan seinäkalenterilla, jaetulla taulukolla tai "kysy Marjalta" -menetelmällä. Seuraus on aina sama: kaksi ihmistä saman auton avaimilla, peruuntuneita asiakaskäyntejä ja autoja, jotka seisovat varattuina vaikka kukaan ei aja. Kiho Labsin varauskalenteri tuo kaluston varaukset yhteen näkymään — ja mikä tärkeintä, se tekee tuplavarauksesta teknisesti mahdottoman.
Miten se toimii
Koko kalusto yhdellä aikajanalla
Varauskalenteri on Gantt-tyylinen näkymä: riveillä ajoneuvot, vaaka-akselilla aika, palkkeina varaukset. Näkymän voi zoomata päivään (15 minuutin tarkkuus) tai viikkoon, ja ajoneuvolistaa voi suodattaa nimellä. Omat varaukset erottuvat värillä muiden varauksista, ja nykyhetki näkyy pystyviivana — yhdellä silmäyksellä näet, mikä auto on vapaana juuri nyt ja mikä koko iltapäivän. Varauksen tiedot — varaaja, ajankohta ja lisätiedot — näkyvät suoraan palkkia osoittamalla.
Varauksen tekeminen on suoraviivaista: maalaa hiirellä tyhjää kohtaa ajoneuvon riviltä, ja varauslomake avautuu ajankohta valmiiksi täytettynä. Varausta voi siirtää raahaamalla ja venyttää kummasta päästä tahansa — muutokset tallentuvat heti, ja ristiriitatilanteessa varaus palautuu paikalleen selkeän ilmoituksen kera. Varauksen voi tehdä myös toisen henkilön puolesta — esimerkiksi assistentti varaa auton asentajalle.
Tuplavaraus estetään palvelimella, ei ruudulla
Tämä on kalenterin tärkein ominaisuus, ja se on syytä sanoa tarkasti: päällekkäisyyden esto ei ole pelkkä käyttöliittymän tarkistus, vaan se tehdään palvelimella jokaisen tallennuksen yhteydessä. Vaikka kaksi käyttäjää painaisi "Tallenna" samalle autolle samalle ajalle täsmälleen samalla sekunnilla, järjestelmä käsittelee tallennukset yksi kerrallaan — toinen onnistuu, toinen saa heti selkeän ilmoituksen päällekkäisyydestä ja näkee, kenen varaukseen ja mihin aikaan uusi varaus törmäsi.
Peräkkäiset varaukset toimivat silti saumattomasti: kello 12 päättyvä ja kello 12 alkava varaus eivät ole ristiriidassa, koska juuri niin auton luovutus oikeassa elämässä tapahtuu. Ja jos organisaatiossa on tilanteita, joissa päällekkäisyys on tarkoituksellinen, valtuutettu käyttäjä voi ohittaa eston tietoisesti — vahinkona se ei tapahdu koskaan.
Vapaat autot yhdellä haulla
Kun tarvitset auton ensi tiistaiksi kello 8–16, sinun ei tarvitse selata kalenteria rivi riviltä. Vapaat autot -haku kertoo suoraan, mitkä kaluston ajoneuvot ovat koko halutun aikavälin vapaana — ja jokaisen tuloksen vierestä pääsee suoraan varaamaan, jolloin varauslomake aukeaa auto ja aikaväli valmiiksi täytettyinä. Tuloksissa näkyy myös ajoneuvon tyyppi, joten pakettiauton ja maastoauton erottaa toisistaan ilman rekisterinumeroiden ulkoa opettelua. Kalustotiedot tulevat Kihosta, joten lista on sama kuin muussakin kaluston hallinnassa.
Käyttöoikeudet ovat hienojakoiset: organisaatio päättää, kuka näkee kaikki varaukset, kuka voi varata toisen puolesta ja kuka saa muokata tai poistaa muiden varauksia. Peruskäyttäjä hallitsee omia varauksiaan; laajemmat oikeudet annetaan niille, joiden rooliin ne kuuluvat. Varaukseen voi liittää myös vapaamuotoisen lisätietokentän — esimerkiksi työmaan nimen tai ajon tarkoituksen — ja varauksia voi kirjata myös takautuvasti, jos toteutunut käyttö halutaan dokumentoida jälkikäteen.
Ajot varaajan nimiin ajopäiväkirjassa — automaattisesti
Valinnainen lisäominaisuus yhdistää varaukset Kihon ajopäiväkirjaan: kun ominaisuus on kytketty päälle, varauksen aikana ajetut ajot kirjataan ajopäiväkirjassa automaattisesti varaajan nimiin. Kohdistus tehdään yksiselitteisellä säännöllä — ajo kuuluu siihen varaukseen, jonka aikana se alkoi, joten peräkkäisten varausten luovutushetkelläkään ei synny tulkinnanvaraa. Kirjaus tapahtuu noin 5–20 minuutin viiveellä ajon päätyttyä, ja jokainen ajo kohdistetaan täsmälleen kerran: jos ajon kuljettajaa korjataan myöhemmin käsin Kihossa, järjestelmä ei koskaan kirjoita käsin tehdyn korjauksen yli. Kohdistus edellyttää, että varaus on tehty Kiho-käyttäjälle — pelkällä nimellä kirjattu varaus jää ajopäiväkirjan osalta väliin, koska ajoa ei silloin voi yhdistää käyttäjätiliin.
Tämä poistaa yhteiskäyttöautojen ikuisuusongelman: ajopäiväkirjassa lukee "tuntematon kuljettaja", ja kuunvaihteessa joku selvittelee varauskirjanpidosta, kuka ajoi mitäkin. Kun varaus ja ajopäiväkirja kytkeytyvät toisiinsa, selvittely jää pois.
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä
Ajatellaan asiantuntijaorganisaatiota, jolla on 12 yhteiskäyttöautoa ja 80 niitä käyttävää työntekijää. Jaetulla taulukolla arki näyttää tutulta: kaksi varausta samassa solussa, autot "varmuuden vuoksi" varattuna koko päiväksi ja kuukausittainen ajopäiväkirjaselvittely.
Varauskalenterin kanssa:
- Tuplavaraukset loppuvat kokonaan — eivät vähene, vaan loppuvat, koska palvelin ei päästä päällekkäistä varausta läpi edes samanaikaisilla tallennuksilla.
- Auton etsintä vie sekunteja. Vapaiden autojen haku korvaa soittokierroksen ja kalenterin selaamisen.
- Kaluston käyttöaste paranee näkyvyyden kautta. Kun koko fleeti on yhdellä aikajanalla, alikäytetyt autot erottuvat — ja peräkkäisvaraukset uskaltaa tehdä tiiviisti, koska luovutushetki ei aiheuta konfliktia.
- Ajopäiväkirja pysyy ajan tasalla ilman ketään. Ajot kohdistuvat varaajalle automaattisesti, joten kirjanpito syntyy sivutuotteena eikä kuunvaihteen urakkana.
Kokeile itse
Varauskalenteri on osa Kiho Labsia — kokeiluympäristöä, jossa uusia kaluston hallinnan ominaisuuksia rakennetaan Kiho-alustan päälle. Ajoneuvot ja käyttäjät tulevat suoraan Kihosta, joten kalenteri on käyttövalmis ilman erillistä tietojen syöttöä.
Kirjaudu osoitteessa labs.kiho.fi omilla Kiho-tunnuksillasi, avaa varauskalenteri ja tee ensimmäinen varaus maalaamalla. Seinäkalenterin voi sen jälkeen jättää historiaan.