Kuinka monta lomapäivää työntekijällä on kertynyt, ja kuinka monta on jäljellä? Entä pekkaset? Nämä kysymykset toistuvat jokaisessa organisaatiossa, mutta vastaus riippuu työehtosopimuksesta, ansaintasäännöistä ja siitä, mitä poissaoloja lasketaan työssäolon veroiseksi. Kiho Labsin uusi Saldolaskurit-osio ei ole kiinteä lomaraportti vaan konfiguroitava saldotyyppi-moottori: sama logiikka kattaa vuosiloman ja pekkaset pelkällä konfiguraatiolla.
Yksi moottori, monta saldoa
Ylläpitäjä määrittelee haluamansa määrän itsenäisiä saldolaskureita — esimerkiksi Vuosiloma ja Pekkas. Jokaisella laskurilla on oma kertymämenetelmänsä:
- Kuukausikynnys (vuosiloma): kuukausi kerryttää, jos 14 työpäivän tai 35 tunnin kynnys täyttyy, ja tuottaa kertoimen 2 tai 2,5 arkipäivää työsuhteen keston mukaan.
- Per työpäivä, per tunti tai kiinteä/kk (pekkas ja työajanlyhennys): kertymä lasketaan tehdyistä työpäivistä, työtunneista tai kiinteänä kuukausisummana.
Uusi saldo on siis vain uusi konfiguraatio — ei uutta koodia.
Saldo lasketaan suoraan Kihon työaikakirjauksista
Laskuri ei nojaa erilliseen, helposti vanhentuvaan saldotauluun. Kunkin työntekijän saldo lasketaan pyydettäessä ja raportin päivämäärän hetkellä Kihon hyväksytyistä työaikakirjauksista:
Jäljellä (käytettävissä) = Siirtyvät + Edellisen kauden kertymä − Käytetty
Jotta edellisen kertymiskauden ansaitut lomapäivät näkyvät, raportti hakee työaikadataa yhden kertymiskauden taaksepäin valitusta aikavälistä riippumatta. Koska luvut lasketaan aina tuoreesta datasta, myös takautuvat korjaukset Kihon puolella näkyvät heti oikein — mitään ei tarvitse ajaa uudelleen. Työntekijän voi hakea nimellä, ja summarivi kokoaa näkyvän joukon.
Käytettävissä olevat ja uusi kertymä erikseen
Palkkanauhalta tuttuun tapaan raportti erittelee saldon selkeisiin sarakkeisiin:
- Siirtyvät — aiemmilta kausilta siirtyvät käyttämättömät päivät (sisältää käyttöönoton siirtosaldon).
- Edellisen kauden kertymä — edellisellä kertymiskaudella ansaitut, nyt käytettävissä olevat päivät.
- Käytetty — kuluvalla kaudella pidetyt päivät.
- Jäljellä — nyt käytettävissä olevat päivät = siirtyvät + edellisen kauden kertymä − käytetty.
- Uusi kertymä — meneillään olevan kertymiskauden aikana kertyneet päivät, jotka eivät ole vielä käytettävissä.
Aiemmasta poiketen Jäljellä ei enää sisällä uutta kertymää: se kertoo suoraan, montako päivää työntekijä voi pitää nyt. Uusi kertymä näkyy omana sarakkeenaan ja kartuttaa seuraavaa lomakautta.
TES-esiasetukset nopeuttavat käyttöönottoa
Pekkasille ei ole yhtä oikeaa kaavaa — kertymä on täysin työehtosopimuskohtainen. Siksi mukana on esiasetuskirjasto, josta voi poimia tutun lähtökohdan (esimerkiksi Rakennusala tai Teknologiateollisuus) ja hienosäätää luvut oman sopimuskauden mukaan. Esiasetus täyttää kertymämenetelmän ja määrät valmiiksi; kaikki kentät jäävät muokattaviksi.
Profiilit ja palkkalajit ohjaavat laskennan
Työaikaprofiilit määräävät, ketkä kuuluvat kunkin laskurin piiriin — sama yritys voi ajaa useaa työehtosopimusta, eikä pekkasen tarvitse koskea kaikkia. Kerryttävät ja vähentävät palkkalajit valitaan suoraan Kihosta: kerryttävät kasvattavat saldoa (ja työssäolon veroiset poissaolot lasketaan mukaan kynnyksiin), vähentävät kuluttavat sitä arkipäivinä, kalenteripäivinä tai tunteina. Arkipyhät tunnistetaan Kihon arkipyhäkorvauksesta, joten ne eivät kuluta lomaa.
Käyttöönotto ja oikaisut syineen
Kun laskuri otetaan käyttöön, työntekijöillä on jo kertynyttä ja käyttämätöntä lomaa. Erillisen alkusaldokentän sijaan tämä käyttöönottohetken saldo kirjataan päivätuksi oikaisuksi — samalla mekanismilla kuin kaikki muutkin kesken jakson tehtävät muutokset (esimerkiksi lomarahojen vaihto vapaaksi tai virhekirjauksen korjaus). Oikaisu on etumerkillinen määrä tietylle päivälle pakollisen syyn kanssa, ja se näkyy raportin Siirtyvät-sarakkeessa.
Laskurille asetetaan käyttöönottopäivä: ennen sitä sulkeutuneiden kausien kertymää ei lasketa uudelleen Kihosta, koska se sisältyy jo käyttöönoton oikaisuun — näin sama loma ei tule kahteen kertaan. Jokaisesta muutoksesta jää selkeä jälki, ja luvut pysyvät täsmällisinä.
Kenelle näkyy
Saldolaskurit on oma käyttöoikeusosionsa: counters.view näyttää raportin ja counters.manage avaa asetukset. Näin palkkahallinnon herkät luvut voi antaa oikeille henkilöille ilman täyttä ylläpito-oikeutta.
Saldolaskurit tekee lomien ja pekkasten seurannasta läpinäkyvää ja tarkistettavaa — luvut syntyvät samasta työaikadatasta, jota Kihoon jo kirjataan, eivätkä ne jää kenenkään Excelin varaan.
Kokeile Kiho Labsissa
Saldolaskurit on kokeiltavissa Kiho Labsissa. Kirjaudu osoitteessa labs.kiho.fi omilla Kiho-tunnuksillasi, määritä ensimmäinen laskuri esiasetuskirjaston pohjalta ja katso, montako lomapäivää tiimilläsi on käytettävissä juuri nyt.